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Komplexe Prozesse – fehlende Kapazitäten

Unterstützt von modernen Technologien wie mobilen Endgeräten, digitalen Plattformen oder Cloud Computing bietet die Digitalisierung Wohnungsunternehmen vielfältigste Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern, mehr Planungssicherheit bei hoher Flexibilität zu erzielen und vor allem die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Die Herausforderung: Bei der Prozessoptimierung und Prozessdigitalisierung müssen komplexe Abläufe mit vielen unterschiedlichen Akteuren berücksichtigt werden. Anforderungen von Interessenten, Mietern, Verwaltern und unterschiedlichsten Dienstleistern müssen dabei bedacht und koordiniert werden.

Neben dieser Komplexität sind laut wohnungswirtschaftlichen Digitalisierungsstudien die größten Hindernisse bei der Umsetzung digitaler Strategien der finanzielle Aufwand und der Mangel an Zeit, sich neben dem Brot-und-Butter-Geschäft auch noch digitales Know-how anzueignen. Oftmals fehlt entsprechend qualifiziertes Personal, das digitales Engagement und Wissen einbringt. Eine weitere Barriere stellen die Umsetzung und Akzeptanz des kulturellen Wandels im gesamten Unternehmen dar. Erst dadurch können sich Arbeitsabläufe, Arbeitsmethoden, Zusammenarbeit und Führung nachhaltig wandeln, sodass Digitalisierungsprojekte effektiv umgesetzt werden können.

Äußere Einflüsse stärker als innere Werte

Wohnungswirtschaftliche Unternehmen beschäftigen sich nach Erfahrung der BBA aktuell größtenteils mit veränderten Kundenbedürfnissen und digitalen Kundenservices. Interne Optimierungen und digitale Arbeitsmethoden werden noch selten genutzt – selbst bei vorhandener Möglichkeit werden Home-Office, flexible Arbeitszeiten oder auch digitale und mobile Anwendungen nur in Einzelfällen umgesetzt. In vielen Prozessen wird noch analog und mit viel Papier gearbeitet, obwohl entsprechende digitale Lösungen auf dem Markt oder sogar im Unternehmen zur Verfügung stehen. Auch die Chance, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, wird in der Branche selten genutzt.

Dazu ist vor allem die Analyse von vorhandenen und gezielt gesammelten (Kunden-)Daten notwendig. In diesem Bereich haben Wohnungsunternehmen einen großen Vorteil – so besitzen sie per se eine Menge an Informationen über ihre Kunden und den Markt. Die Entwicklung einer Datenstruktur und die Analyse der vorhandenen Informationen ist jedoch in nur wenigen Wohnungsunternehmen zu finden, was vermutlich den bereits aufgeführten Digitalisierungshindernissen zuzuschreiben ist.

In der Auseinandersetzung mit sich selbst liegen die größten Chancen. Nur so lassen sich die notwendigen neuen Arbeits- und Denkweisen entwickeln, die die technischen Möglichkeiten ausschöpfen. Aus den Erfahrungen, die die BBA mit erfolgreichen Digitalisierungsvorhaben in der Wohnungswirtschaft gesammelt hat, verbunden mit dem kontinuierlichen Expertenaustausch, ergeben sich nachfolgende Leitlinien für eine erfolgreiche Digitalisierung.

Leitlinien für eine erfolgreiche Digitalisierung im Sinne der Unternehmensziele

1. Einsicht gewinnen: Digitalisierung sollte nicht um der Digitalisierung willen eine Rolle spielen, sondern als Hebel für die Unterstützung der eigenen Unternehmensziele effektiv und effizient genutzt werden.
2. Erkenntnis ableiten: Digitalisierung unterstützt dabei, neue Anforderungen bewältigen zu können. Dabei sind eine flexible Strategie, Kreativität, eine Mischung aus Struktur und Freiraum, Agilität und das Setzen von zeitlichen Marken notwendig. Die Auseinandersetzung mit sich selbst macht es möglich, Chancen und Optimierungsmöglichkeiten im Unternehmen aufzudecken und die Sorge vor Digitalisierungsanforderungen zu minimieren.
3. Zeit investieren: Um Digitalisierungsentwicklungen im eigenen Unternehmen voranzutreiben, sind spezifisches Digitalisierungswissen und -methoden notwendig. Für die Aneignung dieser müssen wohnungswirtschaftliche Unternehmen gezielt Zeit einräumen. Dadurch wird auch die Bedeutung des Digitalisierungsthemas im Unternehmen gefestigt.
4. Personal entwickeln: Um die neue digitale Strategie umzusetzen, braucht es passende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gilt, ein engagiertes Team zusammenzustellen. Oftmals erhöhen Mitarbeiterbefragungen, Partizipation, transparente Kommunikation und Führung sowie konstruktive Weiterbildung die Motivation, sich an Digitalisierungsprojekten aktiv zu beteiligen.
5. Digitales Denken entwickeln: Um den für die Digitalisierung nötigen Treiber von innen zu erzeugen, ist es notwendig, sich intensiv mit sich selbst auseinanderzusetzen. Dazu gehören das Leitbild, die Unternehmensziele, die Unternehmens- und Führungskultur sowie die Arbeitsmethoden. All diese Aspekte sollen die Digitalisierungsvorhaben unterstützen und sind dementsprechend anzupassen.
6. Prozesse optimieren: Digitalisierung kann nicht einfach analog ausgerichtete Prozesse überlagern und sie damit optimieren. Zunächst müssen vorhandenen Abläufe analysiert, verschlankt und an das Digitalisierungsziel angepasst werden. Erst dann ergibt sich durch den Einsatz von Technologie ein digitaler Prozess, der Arbeitsabläufe und -aufgaben effizienter und effektiver macht.
7. Ziele priorisieren: Aufwand und Nutzen der Digitalisierung müssen (auch betriebswirtschaftlich) kalkuliert und Maßnahmen priorisiert werden, um ein optimales, leistbares Ergebnis zu erzielen. Übergeordnete Ziele sollten in Teilziele kaskadiert werden, um sich in der Komplexität zurechtzufinden und die Motivation nicht zu verlieren.
8. Digitales Netzwerk aufbauen: Digitalisierung muss kein Alleingang sein. Der Austausch von digitalem Wissen und Erfahrungswissen mit anderen Unternehmen, Partnern, Dienstleistern, Start-Ups, Beratern und Verbänden führt dazu, dass neue Perspektiven und Fallstricke erkannt, Ideen generiert und Kooperationen eingegangen werden.

Insgesamt geht es darum, voneinander und miteinander zu lernen. Digitalisierungspotenziale, neue Geschäftsideen, gescheiterte und erfolgreiche Praxisbeispiele sind überall auf dem wohnungswirtschaftlichen Markt zu finden. Die BBA versteht sich hier als Plattform, auf der nicht nur praxisrelevante Inhalte vermittelt werden, sondern auch ein Dialog im wohnungswirtschaftlichen Netzwerk zu aktuellen Themen der Branche ermöglicht wird. Unter anderem mit der Veranstaltung „Digitale Dialoge: Wie sicher sind wir? Cyber-Risiken praktisch handhaben“ am 8. August 2019 im Deloitte Greenhouse, Berlin.