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Mobil von Italien aus arbeiten, zum Geschäftsabschluss nach Dubai reisen, IT-Fachkräfte aus Polen einstellen – nicht nur in internationalen Großkonzernen spielen Auslandseinsätze von Beschäftigten eine wichtige Rolle. Das hat verschiedene Gründe, erklärt Andreas Islinger, Steuerberater und Rentenberater bei Ecovis in München: „Die Arbeitsweisen haben sich in Deutschland nachhaltig verändert – Begriffe wie ,mobile work‘ oder ,workation‘ sind auch im Mittelstand angekommen. Dazu kommt, dass die Internationalisierung weiter voranschreitet und auch der Fachkräftemangel in einigen Branchen zu einer Internationalisierung der Belegschaften führt.“

Doppelbesteuerung beim Lohn vermeiden

Bei internationalen Mitarbeitereinsätzen sind Besonderheiten bei der Lohnsteuer zu beachten, erklärt Ann-Christin Büscher, Steuerberaterin und Fachberaterin für internationales Steuerrecht bei Ecovis in Düsseldorf. Sie betreut gemeinsam mit einem Expertenteam Mandanten in ganz Deutschland bei internationalen Arbeitseinsätzen. Büscher sagt: „Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen darauf achten, eine Doppelbesteuerung des Lohns bei internationalen Mitarbeitereinsätzen zu vermeiden.“

Grundsätzlich gilt das Tätigkeitsprinzip. Das bedeutet: In dem Land, in dem der Beschäftigte arbeitet, ist der Lohn auch zu versteuern. Allerdings gibt es zahlreiche Doppelbesteuerungsabkommen, die für eine wesentliche Vereinfachung bei Auslandseinsätzen sorgen. In allen Doppelbesteuerungsabkommen mit EU-Ländern gilt etwa die 183-Tage-Regel, die das Tätigkeitsprinzip unter bestimmten Voraussetzungen für eben diesen Zeitraum ruhen lässt. Büscher erläutert: „So führt ein Zwei-Tages-Seminar in Österreich eben nicht gleich zur Steuerpflicht dort.“

In manchen Ländern beziehen sich die 183 Tage auf das Kalenderjahr, in anderen auf das Steuerjahr und in wieder anderen auf einen Zwölf-Monats-Zeitraum mit beliebigem Startzeitpunkt. Auch die Frage, ob es sich um Anwesenheits- oder um Arbeitstage handelt, beantworten die einzelnen Länder unterschiedlich. „Prüfen Sie deshalb im Vorfeld genau, welchem Land das Recht der Besteuerung ab welchem Zeitpunkt zusteht“, rät Büscher. Wer dennoch Gehälter in mehreren Ländern versteuern muss, ist bei den Ecovis-Experten in guten Händen: Nicht nur sind sie auch in anderen Ländern gut vernetzt, sie unterstützen Betriebe selbstverständlich ebenso bei internationalen Lohnabrechnungen.

Im Dezember 2023 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium (BMF) ein aktualisiertes Schreiben zu Fragen der Besteuerung bei internationalem Arbeitseinsatz. Büscher beruhigt: „Die grundlegenden Regelungen haben sich nicht geändert. Das BMF konkretisiert jedoch wichtige steuerrechtliche Definitionen, so zum Beispiel den Begriff der steuerlichen Ansässigkeit. Er ist für die steuerliche Beratung beim internationalen Arbeitslohn unerlässlich.“ Die ergänzenden Konkretisierungen, etwa zu Bonus- und Abfindungszahlungen oder zum Bezugszeitraum von Mitarbeiterbeteiligungen, sind sowohl für Großkonzerne als auch für mittelständische Mandanten bedeutend.

Sozialversicherung und Arbeitsrecht beachten

Neben der Steuer müssen Unternehmen arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fallstricke im Blick behalten, wenn ihre Beschäftigten im Ausland arbeiten. Wer länger im EU-Ausland arbeitet, unterliegt auch den Bestimmungen des jeweiligen Landes. Ecovis-Steuerberater Islinger erklärt: „Unternehmen müssen dann alles, was von deutschen Vorschriften abweicht – von Regelungen zur Lohnfortzahlung an Feiertagen bis hin zu Mutterschutz und Elternzeit –, ganz genau beachten. Daher sollten Betriebe stets arbeitsrechtlichen Rat einholen.“ Und für die Sozialversicherung gilt: Jede Auslandstätigkeit kann schon ab Tag eins als Entsendung gelten.

Damit keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge anfallen, benötigen Beschäftigte die A1-Bescheinigung. Außerdem hat Deutschland mit sämtlichen Nachbarstaaten außer Dänemark 2023 ein weiteres Abkommen für Grenzgänger im Homeoffice geschlossen: Galt zuvor die Regelung, dass die Sozialversicherung des Wohnsitzlandes griff, wenn der Beschäftigte dort mindestens 25 Prozent der Zeit im Homeoffice gearbeitet hat, wurde diese Grenze nun auf 50 Prozent erhöht.

„Für Unternehmen ist daher eine lückenlose Dokumentation immens wichtig“, erklärt Islinger und ergänzt mit Blick auf andere Länder: „Was außerhalb der EU gilt, ist im Einzelfall sorgfältig zu prüfen.“ Er rät seinen Mandanten deshalb zu einer Betriebsvereinbarung, die nicht betrieblich bedingte Auslandsaufenthalte wie das mobile Arbeiten auf das europäische Ausland beschränkt.

Die Ertragsteuer nicht vergessen

Steuerrechtlich problematisch sind zudem ungewollte Betriebsstättengründungen. Bereits die Anmietung eines Büros im Ausland kann der Anlass dafür sein, dass das deutsche Finanzamt eine Betriebsstätte annimmt. Büscher führt aus: „In einem solchen Fall können Ertragsteuern drohen, und zwar rückwirkend ab dem angenommenen Gründungszeitraum.“ Auch anhand des Zeitraums und des Inhalts der Tätigkeit, den der Beschäftigte im Ausland ausübt, kann eine Betriebsstätte begründet werden. „Die Betriebsstättenproblematik ist gerade bei grenzüberschreitenden Homeoffice-Tätigkeiten zu beachten, denn das Ausland setzt hier zum Teil andere Maßstäbe an“, sagt Büscher.