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Die Ausbildung von Ärztlichem Dienst, Pflege- und Funktionsdienst berücksichtigt die Fertigkeiten im Bereich Prozessmanagement in nicht ausreichender Form. In vielen Kliniken fehlen Menschen mit der notwendigen Kompetenz und Ausbildung zur Umsetzung von Workflow-Management.

Ein Workflow-Manager muss über die Fähigkeit verfügen, aus zahlreichen Methoden die passenden auszuwählen und erfolgversprechend einzusetzen. Die täglichen Routinen aufzugeben ist oft nicht einfach, daher braucht ein Workflow-Manager neben fachlichen Qualifikationen auch Geduld sowie eine hohe Frustrations- und Ambiguitätstoleranz. Er verdeutlicht die Notwendigkeit zu Veränderungen und sorgt dafür, dass Verbesserungen von den Mitarbeitenden auch als solche wahrgenommen werden. So sehen diese, dass sich etwas bewegt und sind motiviert, sich einzubringen.

Der Workflow-Manager überwacht kontinuierlich den aktuellen Stand der Projekte. Bei unerwarteten Problemen oder Verzögerungen trifft der Workflow-Manager schnelle Entscheidungen, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Falls erforderlich, holt er sich Unterstützung von externen Experten oder dem Lenkungskreis ein, um spezifische Herausforderungen zu bewältigen.

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) ist führend in der Weiterbildung und Forschung im Bereich Workflow-Management. Das IWiG bietet eine softwarebasierte akademische Weiterbildung mit Hochschulzertifikat zum "Certified Workflow-Manager in Health Care“ an, um die Effizienz und Qualität in Gesundheitseinrichtungen zu steigern.

Ein Workflow-Manager arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um Ziele für Optimierungsprojekte zu entwickeln. Beispiele hierfür sind die Verkürzung von Wartezeiten, die Verbesserung der Patientenkommunikation oder die Reduzierung von Fehlern bei der Medikamentenvergabe. Er steht in ständigem Kontakt mit den verschiedenen Teams, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über Änderungen informiert sind und ihre Erfahrungen einbringen können. Dies geschieht durch regelmäßige Teamsitzungen und persönliche Gespräche. Verbesserungsvorschläge des Teams werden kontinuierlich gesammelt und bewertet. Gute Ideen leitet der Workflow-Manager zur Entscheidung an die Geschäftsleitung weiter.

Die spezialisierten digitalen Weiterbildungen des IWiG zum Prozess-Experten kombinieren theoretische Grundlagen mit praxisnahen Anwendungen aus realen Klinikumgebungen. Die Teilnehmenden lernen, als Bindeglied zwischen Geschäftsleitung, medizinischem Personal und IT-Spezialisten zu agieren, um die Qualität und Effizienz der Patientenversorgung kontinuierlich zu steigern.

Mit seinen Weiterbildungsangeboten leistet das IWiG einen wichtigen Beitrag zur Professionalisierung des Workflow-Managements im Gesundheitswesen und unterstützt Kliniken dabei, die Herausforderungen des modernen Klinikalltags erfolgreich zu meistern.

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