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Dass die gute alte Papierrechnung mit der Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnung am 1. Januar 2025 schon bald der Vergangenheit angehören wird, verunsichert viele Betriebe des Bauhandwerks. „Sie verdrängen das Thema, weil sie nicht wissen, wie sie ihre IT-Infrastruktur und technischen Abläufe anpassen können – obwohl sie ahnen, dass sie damit ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel setzen, insbesondere im B2B-Bereich und bei öffentlichen Aufträgen“, sagt Ulrike Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal. „Um diesen Betrieben den Umstieg zu erleichtern, haben wir eine neue Erweiterung für unser Bieterprogramm GAEB-Online 2023 entwickelt: Excel-Aufmaß XRechnung. Die Zusatzfunktion macht es möglich, E-Rechnungen intuitiv zu erstellen und ist kostengünstig“. Erhältlich ist die Erweiterung ab sofort zum Preis von 160 Euro.

Plug-and-Play: Mit wenigen Klicks zur rechtskonformen XRechnung

Die neue Erweiterung ermöglicht es, mit wenigen Handgriffen aus einem Aufmaß eine XRechnung zu erstellen. „Anwender können die elektronischen Rechnungen mit GAEB-Online 2023 und der vertrauten Excel-Oberfläche erstellen – ohne teure Spezialsoftware“, sagt Braun. Dafür müssen sie mit der Bietersoftware lediglich eine GAEB-Datei öffnen. Dort können sie das Leistungsverzeichnis an eine neue Excel-Vorlage übergeben und in einer Liste der Positionen die ausgeführten Mengen eintragen. Das System berechnet daraufhin alle Summen automatisch und überträgt sie in ein Rechnungsformular. Die Rechnung lässt sich dann direkt als rechtskonforme XRechnung 3.0 exportieren und dem Aufraggeber elektronisch übermitteln. „Dank dieser intuitiv bedienbaren Erweiterung können wir Betrieben des Handwerks den Übergang zur gesetzlichen E-Rechnungspflicht deutlich erleichtern.“

Ohne Bietersoftware: XRechnung mit Vorlage direkt aus Excel erstellen

Für noch mehr Barrierefreiheit ermöglicht es der Softwarehersteller gaeb-online neuerdings sogar, XRechnungen ohne die Bietersoftware GAEB-Online 2023 zu erstellen. Hier kommt eine neue Vorlage für Microsoft Excel ins Spiel, in die Anwender ihre Artikel eingeben können. Ergänzen sie dann ihre Stammdaten und die Daten des Rechnungsempfängers, berechnet Excel automatisch die Summe der Artikel, überträgt sie in ein Rechnungsformular und erstellt eine vollständige und rechtskonforme XRechnung im von den Bundesbehörden aktuell bevorzugten Format Universal Business Language (UBL). „Diese Variante wird insbesondere kleineren Betrieben den Umstieg auf die R-Rechnung erleichtern“, so Braun abschließend. Erhältlich ist die Excel Vorlage für 120 Euro. 

Hintergrund zu GAEB

Für Unternehmen des Bauwesens gehören die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) zur Tagesordnung. Dabei gilt es, eine Vielzahl an Informationen auszutauschen – darunter Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch möglichst zeitsparend und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist – Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML, ein strukturiertes und standardisiertes Austauschformat, das Unternehmen über eine GAEB-Schnittstelle austauschen. Der GAEB-Datenaustausch hat sich von der Zeilenorientierung (GAEB DA 1985, 1990) zur schlüsselwortorientierten Methode weiterentwickelt (GAEB DA 2000). Ab GAEB DA XML ist das Format mit der Extensible Markup Language (XML) beschrieben, eine international anerkannte Auszeichnungssprache zur Übertragung komplexer Strukturen.

Hintergrund zu GAEB-Online 2023

GAEB-Online 2023 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mithilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2023 lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel oder im Format XRechnung 3.0 erzeugen.