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• Konten mit Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Sperren werden automatisch archiviert. Sie bleiben zwar für Administratorinnen und Administratoren über die Verwaltungstools sichtbar, aber weder die Admins noch die Endbenutzerinnen und Endbenutzer haben Zugriff auf ihre Inhalte, bis bestimmte Maßnahmen ergriffen werden.
• Konten ohne Aufbewahrungsrichtlinien oder Sperrvermerke werden in den Papierkorb verschoben. Wenn keine Maßnahmen ergriffen werden, werden sie nach weiteren 93 Tagen endgültig gelöscht.

Diese Richtlinie, die am 27. Januar 2025 in Kraft trat, wurde eingeführt, um die Speicherverwaltung zu optimieren und die Einhaltung der Datenaufbewahrung durchzusetzen. Unternehmen müssen nicht lizenzierte Konten proaktiv verwalten, um unbeabsichtigte Datenverluste oder Zugriffsprobleme zu vermeiden.

Nicht lizenzierte OneDrive-Konten mit Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Beschränkungen

Für OneDrive-Konten, die einer Aufbewahrungsrichtlinie, einer Aufbewahrungsfrist oder einer rechtlichen Sperre unterliegen, gilt:

• Nach 93 Tagen ohne Lizenzierung werden diese Konten automatisch archiviert.
• Obwohl sie für Admins sichtbar sind, bleibt ihr Inhalt sowohl für Admins als auch für Endnutzerinnen und Endnutzer unzugänglich.

Kosten für die Reaktivierung archivierter OneDrive-Konten

Um den Zugriff wiederherzustellen, müssen Admins die Abrechnung für nicht lizenzierte Konten im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Dabei fällt eine Speichergebühr von 0,05 US-Dollar pro GB pro Monat und eine Reaktivierungsgebühr von 0,60 US-Dollar pro GB an. Nach der Reaktivierung ist der Zugriff für 30 Tage möglich, bevor das Konto wieder in einen archivierten Zustand übergeht.

Nicht lizenzierte Konten ohne Aufbewahrungsrichtlinien oder Legal Holds

Für nicht lizenzierte OneDrive-Konten, die keinen Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Beschränkungen unterliegen, gilt:

• Nach 93 Tagen ohne Lizenzierung werden diese Konten in den Papierkorb verschoben.
• Dort verbleiben sie für weitere 93 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden.

Um eine dauerhafte Löschung zu verhindern, sollten Admins dem Konto innerhalb der 93-tägigen Papierkorbfrist eine gültige Microsoft 365-Lizenz zuweisen, um den vollen Zugriff auf den Inhalt des Kontos wiederherzustellen.

Verwalten nicht lizenzierter OneDrive-Konten

Admins müssen bestimmte Schritte unternehmen, um nicht lizenzierte OneDrive-Konten effektiv zu verwalten:

• Identifizieren Sie nicht lizenzierte Konten: Verwenden Sie das SharePoint Admin Center, um Berichte über nicht lizenzierte OneDrive-Konten zu erstellen. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerberichte > Unlizenzierte Benutzer, um den Bericht herunterzuladen.
• Entscheiden Sie sich für Account Management:
  • Lizenzen zuweisen: Weisen Sie den Konten, die für das Unternehmen noch relevant sind, die entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen zu, um den Zugriff aufrechtzuerhalten.
  • Unnötige Konten löschen: Löschen Sie nicht mehr benötigte Konten, um unnötige Speicherkosten und potenzielle Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
• Aktivieren Sie die Abrechnung nicht lizenzierter Konten: Um auf archivierte Konten zuzugreifen, müssen Sie die Abrechnung für nicht lizenzierte Konten im Microsoft 365 Admin Center einrichten. Dies ermöglicht den Abruf und die Verwaltung von archivierten Daten, verursacht jedoch Kosten.

Die Alternative zu OneDrive

Um die Komplexität und die Kosten zu vermeiden, die mit der Verwaltung nicht lizenzierter OneDrive-Konten verbunden sind, können Unternehmen Alternativen wie ShArc in Betracht ziehen.

ShArc ist eine innovative Lösung zur Optimierung der Datenverwaltung in Microsoft SharePoint. Durch die Nutzung von Azure Blob Storage ermöglicht ShArc die nahtlose Archivierung von Daten, ohne den Datenzugriff für die Endnutzerinnen und -nutzer zu beeinträchtigen.

Vorteile von ShArc:

• Kontinuierlicher Zugriff: ShArc gewährleistet einen ununterbrochenen Zugriff auf Dateien.
• Kosteneffizienz: ShArc archiviert Daten in Azure Blob Storage, der kostengünstiger ist als herkömmliche Speicherlösungen.
• Benutzerfreundliches Erlebnis: Benutzerinnen und Benutzer können über die vertraute Oberfläche von SharePoint auf archivierte Dateien zugreifen und gleichzeitig von der sicheren Speicherinfrastruktur von Azure profitieren.

ShArc’s Merkmale:

• Datenmigration: Überträgt Daten effizient
• Archivierung: Speichert Dateien in Azure Blob Storage, reduziert Kosten und vermeidet die 93-Tage-Aufbewahrungsbeschränkung von Microsoft
• Nahtloser Zugriff: User können weiterhin über die SharePoint-Oberfläche, Teams und OneDrive auf archivierte Dateien zugreifen

Durch den Einsatz von ShArc können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die mit den neuen Archivierungsrichtlinien von Microsoft verbundenen Risiken mindern.

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Die jüngsten Änderungen an nicht lizenzierten OneDrive-Konten stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Durch die Überwachung von Lizenzen, proaktives Abrufen von Daten und die Erkundung von Alternativen wie ShArc können Sie Zeit, Geld und Mühe sparen.
ShArc hilft Ihnen nicht nur, die Risiken von Microsofts Archivierungsrichtlinien zu vermeiden, sondern verbessert auch die Datenmanagementstrategie Ihres Unternehmens.
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