E-Rechnungen – eine echte Entlastung für Ihre FiBu

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Dienstag, Apr. 1, 2025
Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung: Die E-Rechnungspflicht. Sie geht auf eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2010 und die E-Rechnungsverordnung aus dem Jahr 2017 zurück. Dort wurde zunächst der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern geregelt – seit 2020 ist dort die E-Rechnung Pflicht. Als Datenmodell dient eine Beschreibung der erfassten Informationen (EN 16931 für die Belegerstellung), die Daten liegen in einer strukturierten XML-Datei und können elektronisch ausgelesen und archiviert werden.
X-Rechnung ist das reine XML-Format, gut geeignet für den Austausch zwischen zwei Softwaresystemen. ZUGFeRD ist ein weiterer Standard, der die XML-Daten in ein (lesbares) PDF integriert. Der Vorteil: die E-Rechnung bleibt für den Menschen lesbar und kann trotzdem direkt elektronisch verarbeitet werden. Das dritte übliche Format heißt EDI (Electronic Data Interchange) und verbindet Logistik-, Finanz- und Geschäftsdaten von Unternehmen miteinander. Reine Word-, Excel- oder PDF Dateien sowie Papierrechnung haben diese elektronisch lesbare Komponente nicht und fallen damit aus – sie werden als „Sonstige Rechnungen“ klassifiziert.
E-Rechnungsempfang verpflichtend
Seit dem ersten Januar 2025 gilt die erste Phase der E-Rechnung. Alle Unternehmen und Freiberufler müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Wer bereits mit einer Software für das Rechnungswesen gearbeitet hat, ist von seinem Anbieter bereits im Vorfeld auf diese Pflicht hingewiesen und hoffentlich vorbereitet worden – Finanzbuchhaltung und Fakturierung von HANSALOG MEGA konnten bereits im letzten Jahr die kommende Anforderung erfüllen. Der eigentliche Aufwand lag bei den Anbietern der Fakturierungssoftware, die die eingegebenen Rechnungsdaten nun zusätzlich zum PDF per XML bereitstellen und gesendete Daten auslesen müssen. Auf den ersten Blick ändert sich zum Beispiel beim PDF-Versand per Mail nichts. Eine geeignete Software zeigt die darin eingebetteten XML-Daten an und kann sie automatisiert übernehmen.
Termine und Ausnahmen
Bislang gibt es keine Verpflichtung, E-Rechnungen im EU- oder Nicht-EU-Ausland zu versenden. Die E-Rechnungspflicht betrifft derzeit B2B-Bereich innerhalb eines Landes sowie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die Termine und Ausnahmen für den elektronischen Zahlungsverkehr in Deutschland im Überblick:
Vorteile für Unternehmen
Richtig eingesetzt spart die E-Rechnung Zeit und damit Geld: sie digitalisiert die Finanzbuchhaltungen umfassend. Die Eingabe erfolgt nur noch auf der Seite der Rechnungserstellung und kann dann nahtlos in den individuellen Prozess integriert werden. Bestehende Workflows lassen sich weiter nutzen, manuelle Zwischenschritte entfallen. Welches Format beim Rechnungsschreiben zum Einsatz kommt, wird einmalig in den Basisdaten des Kunden eingestellt.
Die eingehende Rechnung wird eingelesen, an die Finanzbuchhaltung übergeben, zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet und nach Bestätigung zur Zahlung angewiesen. Skonti, Zahlungsziele, Liquiditätsplanung – alle bereits etablierten Prozesse haben Zugriff auf die Rechnungsdaten. Das gesamte Rechnungswesen läuft ab, ohne dass Eingaben doppelt vorgenommen werden, und die Zahlungsdaten stehen sofort in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Auch für die revisionssichere Aufbewahrung nach GoBD-Anforderungen ist die E-Rechnung ideal – die XML-Version gilt als „buchhalterisches Original“.
Ein richtiger Schritt, der die Digitalisierung in Rechnungserstellung und -empfang antreibt. Die nächsten Abstimmungen zum digitalen Rechnungsaustausch sollen Hürden für eine europaweite Umsetzung beseitigen.
Darum lohnt sich die E-Rechnung
Und was leistet HANSALOG MegaPlus®?
HANSALOG MegaPlus® bietet neben Lösungen für den Versand und Empfang von Rechnungen viele Vorteile, die darüber hinaus gehen:
Mehr Informationen finden Sie hier
Die HANSALOG Gruppe ist ein familiengeführtes Softwareunternehmen mit 220 Mitarbeitenden und Standorten in ganz Deutschland. Seit 1973 sammeln sich hier HR-Software-Expertenwissen und innovative Produkte made in Germany. Neben personalwirtschaftlichen Softwarelösungen wie Entgelt- und Reisekostenabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Recruiting, bietet das Unternehmen Produkte für Finanzwesen sowie Dienstleistungen für Reisekosten-, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Die prozessorientierten Anwendungen von HANSALOG stehen für zertifizierte Qualität und innovative Funktionalität, welche die digitale Transformation im Finanz- und Personalwesen voranbringen.
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