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Ein Blick zurück

Die Entscheidung für ein zentrales Finanzsystem im Unternehmen wurde bereits im Jahr 2014 getroffen. Mit der Gründung des Bereiches ONE Finance wurden alle zentralen Finanzbereiche unter einem Dach vereint. Dies ermöglichte es, die Mehrheit der Finanzprozesse und -kennzahlen in einem zentralen System abzubilden. Heute werden 95% der weltweiten Finanz-Kennzahlen aus einem zentralen SAP generiert. „Auf Basis der dadurch gewonnen Transparenz und der verfügbaren Kennzahlen fällen wir unsere wichtigen unternehmerischen Entscheidungen“, erläutert Dr. Klaus van Marwyk, CFO der Schnellecke Group.

Warum der Wechsel auf S/4HANA?

Der Support für SAP ECC 6.0 läuft 2027 aus. Doch anstatt bis dahin zu warten, entschied sich Schnellecke Logistics, bereits jetzt auf die neue Umgebung S/4HANA umzusteigen. „S/4HANA bildet die Grundlage für die Finanzprozesse und die Unternehmenssteuerung der Zukunft, da das Potenzial aller Daten voll ausgeschöpft werden kann“, erläutert Dr. Klaus van Marwyk weiter.

Mit SAP S/4HANA erschließen sich finanzsystemisch alle Möglichkeiten der Zukunft. Für die über 1.000 unternehmensweiten SAP-User bedeutet dies u.a., dass mehr Daten gleichzeitig im Zugriff sind, was Analyse- und Steuerungsmaßnahmen vereinfacht und es ermöglicht, Frühwarnungen auszugeben und proaktiv gegenzusteuern.

Gelungene Umsetzung

Projekt-Kick Off war im Februar 2024. 13 Monate und ca. 2500 Testfälle später ist der Versionswechsel vollzogen. „Mit 50 Projektbeteiligten in- und extern haben wir gut 100 Geschäftsprozesse in S/4HANA abgebildet, um die 450 Schnittstellen zu anderen Systemen realisiert und über 200 Cut-over-Schritte erfolgreich gemeistert“, freut sich Adrien Matern, Head of Group Competence Center „IT Administrative“ und zugleich Projektleiter.

Viele andere Unternehmen haben damit zu kämpfen, die SAP-Umstellung zeit- und budgetgerecht durchzuführen. Schnellecke Logistics blieb im Budget und gab sich selbst im November 2024 bewusst eine 4-monatige Verlängerung bis März 2025. Der Jahresabschluss musste abgewartet werden, um nicht mittendrin das Finanzsystem lahmzulegen. Zwei Erfolgsfaktoren waren entscheidend, dass die Umstellung so gelang: Viele Bedingungen für die Umstellung wurden bereits in Vorprojekten im Jahr 2023 erledigt, so das Einrichten des Business Partners, die Anlage des neuen Haupt- und Anlagenbuchs und der Custom Code Check. Dass die Aufgaben inhouse in enger Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen IT und Fachabteilungen stattfanden, ermöglichte überdies einen flüssigen Projektverlauf und eine reibungslose Anpassung der Berechtigungen, vor der sich viele Unternehmen scheuen. „Es handelt sich um einen großen Meilenstein in der Erreichung unserer strategischen Ziele. Schnellecke Logistics ist jetzt einen großen Schritt weiter als viele andere Unternehmen, die damit zu kämpfen haben, diesen Meilenstein zeit- und budgetgerecht zu erreichen“, bekräftigt auch CEO Nikolaus Külps die Entscheidung und würdigt die Arbeit des Projektteams.

Starke Partner

Ein solches Projekt lässt sich nur mit geeigneten Partnern und Experten umsetzen, die zum Teil schon lange in einer Geschäftsbeziehung mit Schnellecke Logistics stehen. „Ein besonderer Dank gilt unseren Partnern ConVista, Brighten Consulting und der operational services, die bei allen SAP-Themen und der Anpassung von Eigenentwicklungen unterstützt haben“, ergänzt Matern.

ConVista hat mit Schnellecke Logistics die Strategie für die Umstellung auf S/4HANA erarbeitet und das Projekt aktiv bis zum Abschluss realisiert. "Egal, wie gewissenhaft man die S/4HANA-Transformation vorbereitet – es gibt immer unerwartete Herausforderungen. Doch genau in solchen Momenten zeigt sich, was ein starkes Team wirklich ausmacht. Und ich kann voller Stolz sagen: Wir haben gemeinsam Großartiges geleistet!", berichtet Werner Pütz, Managing Partner von ConVista, rückblickend.
Brighten Consulting hat mit einem Vorprojekt und bis zum Abschluss des Hauptprojektes sichergestellt, dass sämtliche kundeneigene Entwicklungen für S/4HANA kompatibel sind. Sérgio Silva, Senior Consultant von Brighten Consulting, erläutert: „Brighten ist stolz darauf, Schnellecke bei der Umstellung auf SAP S/4HANA unterstützt zu haben. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams war entscheidend für den Erfolg des Projekts, und dieser Meilenstein unterstreicht die Bedeutung eines strukturierten und partnerschaftlichen Ansatzes.“

Die operational services hostet seit 2006 Schnelleckes SAP-Systeme. Beide Unternehmen verbindet eine langjährige Partnerschaft. Auch Winand Flucht, Head of Servicemanagement Outsourcing Customers bei operational services, freut sich über den Projektabschluss: „Die erfolgreiche Umsetzung dieses herausfordernden Projekts zeigt, wie wertvoll eine enge, professionelle und partnerschaftliche Zusammenarbeit ist. Mein Dank gilt dem gesamten Umsetzungsteam – ein weiterer Meilenstein in unserer 19-jährigen Partnerschaft. Ich freue mich auf die Fortsetzung dieser Erfolgsgeschichte.“

Nach der erfolgreichen Umstellung ist Schnellecke Logistics nun mit SAP S/4HANA, BW/4HANA und SAP Analytics Cloud für die Finanzprozesse von morgen gerüstet. Als nächstes ist die Einführung der FIORI-App-Umgebung geplant, die eine modernere Benutzeroberfläche und intuitive Bedienung bietet. Das Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, dass FIORI bereichsweise so eingesetzt wird, dass auf die GUI komplett verzichtet werden kann.