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Als Betreiber öffentlicher Verkehrsmittel sind die VBZ ein Teil des schweizerischen öffentlichen Verkehrssystems und unterliegen somit den Richtlinien des Bundesamtes für Verkehr BAV, das den öffentlichen Verkehr in der Schweiz überwacht und reguliert. Das BAV stellt hohe Anforderungen in den Bereichen Lieferkettenmanagement, Sicherheit, Compliance und Nachhaltigkeit. Dies wird durch regelmäßige Audits vom BAV überprüft und sichergestellt.

Zudem unterliegen die VBZ als öffentlich-rechtliche Dienstabteilung der Stadt Zürich strengen Kontrollen der zuständigen Behörden der Stadt und des Kantons Zürich mit ausführlichen Berichtspflichten. Ein transparentes Supply Chain Management mit umfänglichem Risikomanagement sowie ein nachvollziehbares Berichtswesen sind daher eine unbedingte Pflicht bei den VBZ.

Kernanforderungen der VBZ

Die VBZ standen vor der Herausforderung, ihr Lieferkettenmanagement zu modernisieren und zu optimieren. Hierzu wurde eine Lösung gesucht, die die besonders hohen Anforderungen der VBZ an Transparenz, Nachhaltigkeit und Risikomanagement erfüllen konnte und gleichzeitig benutzerfreundlich ist.

1. Optimierung des Supply Chain Management (SCM) und des Lieferantenmanagements:
   Die bis dahin mit selbst erstellten Tools verwalteten Prozesse sollten durch eine professionelle Lösung ersetzt werden. Zudem war eine wichtige Anforderung, dass das neue System alle betroffenen Dokumente zentral verwaltet und den Anwendern proaktiv Unterstützung durch automatische Erinnerungsfunktionen zum Beispiel zum Ablauf von Dokumenten bietet.
2. Erfüllung der Anforderungen des BAV: Das Berichtswesen muss von einer globalen Übersicht bis hin zu granularen Informationen zu den Lieferanten alle relevanten Informationen enthalten und darstellen.

Einführung des SC-Managers

Die VBZ entschieden sich für die Implementierung des SC-Managers von Simmeth System, eine umfassende Plattform für das Lieferantenmanagement, die im Sinne einer Informations- und Kommunikationszentrale alle relevanten Daten und Dokumente der Lieferanten zentral verwaltet, überwacht und berichtet.

Die zentrale VBZ-Lieferantenakte enthält nun nicht nur alle wichtigen Firmeninformationen zu den Lieferanten der VBZ sowie deren Warengruppen und Produkte, sondern es werden in übersichtlicher Form auch alle Dokumente wie Verträge, Versicherungen, Zertifikate und sonstige Nachweise verwaltet.

Ein zentrales Element des Projektes ist die Risk Scorecard bestehend aus verschiedenen Risikokomponenten. Ein wichtiges Risikokriterium für die VBZ sind die finanziellen Risiken. Hierzu verfügt der SC-Manager ein Interface zu Dun & Bradstreet (DnB), dass die Finanzratings der Lieferanten abruft und automatisch in die Risk Scorecard integriert.

Ein weiterer bedeutender Baustein ist die Lieferantenbewertung. Hierbei werden die wichtigsten Lieferanten aus interner VBZ-Sicht zu Kriterien wie Qualität, Arbeitssicherheit und Umwelt, Preise und Logistikleistung bewertet. Dies geschieht durch regelmäßige Umfragen mittels Fragebögen an die zuständigen Fachabteilungen, die zentral über den SC-Manager gesteuert und ausgewertet werden. Auch hier verfügen die Anwender:innen über detaillierte Analysemöglichkeiten, Berichte und ein Maßnahmenmanagement, mit dessen Unterstützung gezielte Verbesserungen vorgenommen werden können.
Für die Einholung von Informationen zu Nachhaltigkeit, Sicherheit und Qualität auf Seiten der Lieferanten sorgen Fragebögen, die den Lieferanten per Lieferantenportal zur Verfügung gestellt werden.

Erste positive Ergebnisse

Nach dem Go-live mit einem Roll-out innerhalb der VBZ stellten sich umgehend erste Verbesserungen ein.

Ali Biyikli, Projektleiter der VBZ für das Implementierungsprojekt, meint dazu: „Mit dem SC-Manager hat unser Einkauf nun eine zentrale Plattform für alle relevanten Daten und Dokumente. Vom zentralen Einkauf über das Category Management bis zu den Sachbearbeiter:innen: Es gibt jetzt genau ein zentrales Tool, in dem alles zu finden ist. Der SC-Manager erfüllt dabei die wichtigsten Voraussetzungen für die Anwender:innen. Einfach, zentral und intuitiv.“

Der Aufwand für die Datenerhebung und Verarbeitung konnte sofort spürbar reduziert werden. Auch die Fehleranfälligkeit und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen konnten verringert werden. Ein weiterer großer Vorteil der zentralen digitalen Lieferantenakte liegt darin, dass sie nicht nur Risiken innerhalb der Lieferkette automatisch erhebt, verdichtet und darstellt, sondern die Ergebnisse auch nahtlos nachverfolgbar und detailliert analysierbar macht. So können die VBZ ihre Supply-Chain-Management-Prozesse effizient gestalten, Risiken besser kontrollieren und die Transparenz in der Lieferkette erhöhen.

Nächste Schritte

Das Lieferkettenmanagement der VBZ erfordert stete Optimierungen, die dank der Flexibilität des SC-Managers jederzeit vorgenommen werden können. Folgende Arbeiten sind aktuell im Gange:

• Intensivierung der Nutzung: Die Anwender:innen sollen nun nach der Einführungsphase das Tool nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert und verstärkt nutzen,
• Neue Ideen: Durch die Nutzung des Tools werden neue Ideen generiert und diese im Sinne eines ständigen Verbesserungsprozesses in die flexible Lösung integriert.
• Integration der Lieferanten: Lieferanten werden Schritt für Schritt über das Lieferantenportal in die Prozesse eingebunden.
• Optimierung des Risikomanagements: Unter anderem soll die bereits aktivierte Integration von Google Alerts Informationen weiter optimiert werden, um Risiken mit Hilfe der externen Alerts Meldungen weitläufig zu überwachen.

Abschließend resümiert Ali Biyikli: „Rückblickend möchte ich die außerordentlich positive Erfahrung in der Kooperation mit Simmeth System hervorheben. Die Implementierung der bereitgestellten Softwarelösung sowie die fachkundige Begleitung durch das Beratungsteam haben entscheidend zum Projekterfolg beigetragen und die Zusammenarbeit äußerst effizient und angenehm gestaltet. Die professionelle Unterstützung und das leistungsstarke Tool haben unsere Erwartungen erfüllt und einen maßgeblichen Mehrwert für unser Unternehmen geschaffen.“

Fazit

Die Einführung des SC-Managers bei den VBZ stellt einen entscheidenden Schritt dar, um das Lieferkettenmanagement zukunftsfähig, transparent und effizient zu gestalten. Dank der zentralen Plattform haben die VBZ ihre Prozesse weiter optimiert und können sich verstärkt auf Nachhaltigkeit, Compliance und Risikomanagement konzentrieren.

Die Projektbeschreibung finden Sie auch unter dem Link Success Story VBZ.