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Ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz: Ohne Meetings geht es nicht. Für die Beteiligten bringen sie aber zumindest gefühlt oft mehr Kosten als Nutzen mit sich: weil sie nicht wissen, worum es überhaupt geht und was das Ziel ist. Weil sie während einer Videokonferenz nebenher fünf andere Dinge erledigen und von der Besprechung wenig mitbekommen. Und weil sie die investierte Zeit im Nachhinein als verschwendet betrachten. Gesund ist das nicht, sondern sorgt eher für Stress.

Deshalb ist es sinnvoll, Menge und Ablauf von Besprechungen im Betrieb immer mal wieder zu hinterfragen und zu optimieren. Die BG ETEM hat Tipps für alle, die im Arbeitsalltag regelmäßig Besprechungen organisieren und leiten. Mit diesen Hinweisen lassen sich sowohl digitale Meetings als auch Präsenzbesprechungen besser und effektiver gestalten:

1. Notwendigkeit hinterfragen: Organisatorinnen und Organisatoren sollten sich fragen: Ist ein Meeting wirklich nötig – oder tut es vielleicht auch eine E-Mail? Oft sind ausufernde und genau terminierte Besprechungen gar nicht nötig und Mitzuteilendes lässt sich einfach verschriftlichen. Eine weitere Frage ist: Muss es eine Präsenzveranstaltung sein, für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gegebenenfalls weit anreisen müssen – oder reicht eine Videokonferenz aus?
2. Ziele definieren: Themen und Ziel einer Besprechung sollten im Vorfeld feststehen. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen erleichtern Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Diskussion. Das erspart umständliche Erklärungen während des Meetings und erhöht die Chance, dass dabei konstruktive Ergebnisse herauskommen.
3. Gezielt einladen: Wenn gemeinsame Entscheidungen anstehen, sollten alle relevanten Personen daran beteiligt sein. Umgekehrt gilt es kritisch zu prüfen, ob die Liste der Eingeladenen ausufert – oder ob der eine oder die andere ihre Arbeitszeit auch effizienter nutzen kann, statt sie im Meeting zu verbringen. Entscheidend ist, wer etwas zum Thema beizutragen hat. Den Nicht-Eingeladenen gilt es zu vermitteln, dass nicht mangelnde Wertschätzung, sondern genau das Gegenteil der Grund für ihr Fernbleiben ist.
4. Ablauf planen: Je umfangreicher die Tagesordnung, desto wichtiger sind pünktlicher Beginn, klare Moderation und eine exakte Zeitplanung. Sonst beißen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer vielleicht an wenigen Punkten fest und das Meeting zieht sich in die Länge.
5. Ergebnisse dokumentieren, Aufträge verteilen: Nach der Besprechung sollten alle, die teilgenommen haben, ein Protokoll erhalten – und gegebenenfalls konkrete Arbeitsaufträge. Sonst geht im Meeting Besprochenes im Arbeitsalltag schnell verloren.

Mehr Handlungsempfehlungen sowie Wissenswertes aus Forschung und Unternehmenspraxis bietet die neue Folge des BG ETEM-Podcasts "Ganz sicher". Zu Gast bei Moderatorin Katrin Degenhardt sind Dr. Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin und Organisationspsychologin an der Universität Hamburg, und Rainer Schissel, Sicherheitsingenieur und Leiter für Umweltschutz und Arbeitssicherheit bei der BSH Hausgeräte GmbH aus Traunreut.

Podcast anhören und mehr Informationen

Der Podcast der BG ETEM ist auf der Webseite der BG ETEM unter der Adresse www.bgetem.de/ganzsicher zu finden. Ebenso bei Spotify, Soundcloud, Deezer, Google Podcasts, Pocket Casts sowie Apple Podcasts. Zur Folge "Mit Sinn und Verstand: wie Meetings gelingen" geht es hier.