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Die Geschäftsführung und Projektleitung müssen die Bedeutung klar definierter Rollen für erfolgreiches Prozessmanagement erkennen und entsprechend sensibilisiert sein. Die Zuweisung spezifischer Rollen im Projekt schafft Klarheit, Sicherheit und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Die präzise Definition von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Befugnissen ist dabei von großer Bedeutung.

„Wir haben in unserer langjährigen Zusammenarbeit mit Kliniken festgestellt, dass die erfolgreiche Umsetzung von Workflow-Management Projekten nicht allein von ausgezeichneter Software abhängt", erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Geschäftsführung des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen. „Ein gut durchdachtes Rollenkonzept ist auch entscheidend. Es ermöglicht nicht nur eine klare Kommunikation und Transparenz, sondern auch eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Abläufe, auch nach Abschluss des Projekts."

Projektmitarbeiter beispielsweise betreuen in ihrer Rolle als Workflow-Manager die Erarbeitung der Zielformulierung mit der Geschäftsleitung und sind verantwortlich für das Erreichen der vereinbarten Projektergebnisse und Ziele. Sie planen und steuern Maßnahmen, Termine sowie Verantwortlichkeiten, fällen projektbezogene Entscheidungen und können jederzeit den IST-Zustand beschreiben. Sie vergeben projektnotwendige Anweisungen und Aufträge an das Team. Dabei stehen sie mit diesen im ständigen Dialog, rufen zur Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen evtl. Teamsitzungen ein und führen Interviews. Die Weisungsbefugnis wurde ihnen durch die Geschäftsleitung erteilt. Der Workflow-Manager übermittelt ggf. Optimierungsvorschläge zur Entscheidung an die Geschäftsleitung und kann jederzeit durch den Lenkungskreis oder Experten bei seiner Planung und Steuerung unterstützt werden.

Wir sind davon überzeugt, dass eine klare Rollendefinition ein Schlüsselelement für den Erfolg von Workflow-Management Projekten in Kliniken ist und setzen uns dafür ein, dass die Umsetzung in der Branche weiter gefördert wird.

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen bietet neben praxiserprobten Methoden und einem automatisierten, digitalen Prozessmanagement auch maßgeschneiderte Weiterbildung sowie Unterstützung für Kliniken bei der Umsetzung von Optimierungsprojekten.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"