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Die Herausforderung: Papierloser Fertigungsauftrag einführen

Vor der Umstellung wurden die Fertigungsaufträge ausschließlich in Papierform verwaltet. Diese lagen oft mehrseitig und beidseitig bedruckt vor, mit der Fertigungsauftragsnummer sowohl als Barcode als auch in Klartext auf der ersten Seite. Der Kunde suchte nach einer Lösung, um:

• Fertigungsaufträge zu scannen und digital zu archivieren.
• Automatische Zuordnung der digitalisierten Aufträge zu den jeweiligen SAP-Fertigungsaufträgen zu ermöglichen.
• Den gesamten Prozess zu beschleunigen, transparenter und fehlerfreier zu gestalten.

Eine schnelle Implementierung der Lösung war entscheidend, um produktionsbedingte Verzögerungen zu vermeiden.

Die Lösung: Automatisierte Integration mit inPuncto-Software

Dank der flexiblen Softwarelösungen von inPuncto konnte der Kunde die papierbasierten Prozesse vollständig digitalisieren und in SAP integrieren. Der Einsatz des Massenverarbeiters biz²ScanServer ermöglichte eine effiziente und automatisierte Verarbeitung:

1. Digitalisierung und Barcode-Auswertung
   Die Fertigungsaufträge werden stapelweise über ein Multifunktionsgerät gescannt und an den biz²ScanServer übermittelt. Der Server separiert die Dokumente anhand der 7-stelligen Fertigungsauftragsnummer, die im Barcode enthalten ist. Andere Barcodes auf den Dokumenten werden dabei ignoriert.
2. Automatische Zuordnung in SAP
   Der Barcode dient gleichzeitig als Dokumentenkennzeichnung und zur Identifikation der SAP-Fertigungsauftragsnummer. Nach der Verarbeitung werden die digitalisierten Dokumente automatisch in das SAP-Archiv übertragen und via SAP ArchiveLink mit dem entsprechenden Fertigungsauftrag verknüpft. So können die archivierten Dokumente direkt über die Anlagenliste im SAP aufgerufen werden.
3. Optimierte Dokumentenverarbeitung
   Später wurde die Software so erweitert, dass aufeinanderfolgende Seiten mit identischem Barcode zu einem PDF zusammengeführt werden können. Bei abweichenden Barcodes wird automatisch ein neues PDF erstellt, welches ebenfalls korrekt archiviert wird.

Ergebnisse: Effizienz, Fehlerfreiheit und Zukunftsfähigkeit

Die Implementierung der inPuncto-Software hat den gesamten Workflow der Fertigungsauftragsbearbeitung grundlegend verändert:

• Zeiteinsparung: Manuelle Arbeitsschritte entfallen, und der Prozess läuft vollständig automatisiert ab.
• Fehlerreduktion: Die Barcode-basierte Zuordnung eliminiert Verarbeitungsfehler.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle archivierten Dokumente sind direkt in SAP verfügbar und übersichtlich in der Anlagenliste strukturiert.
• Flexibilität für zukünftige Anforderungen: Anpassungen, wie die Zusammenführung mehrerer Seiten zu einem PDF, konnten schnell und unkompliziert umgesetzt werden.

Ein wichtiger Schritt Richtung papierloser Fertigung

Durch die nahtlose Integration der Fertigungsaufträge in die SAP-Prozesse hat das Unternehmen seine Produktionsplanung und -überwachung erheblich optimiert. Die digitale Abwicklung steigert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch Kosten – ein wesentlicher Vorteil in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Über den Kunden

Das Unternehmen ist ein renommierter deutscher Hersteller mit einer 120-jährigen Geschichte. Es fertigt maßgeschneiderte Anlagen, die individuell entwickelt und schlüsselfertig installiert werden. Die Marke steht für höchste Qualität „Made in Germany“.

Haben Sie Fragen?
Das inPuncto-Sales-Team steht Ihnen für alle Fragen zur erfolgreichen Integration von Fertigungsaufträgen in SAP jederzeit zur Verfügung.