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Bis zum Jahr 2018 setzte das Landratsamt Schweinfurt auf eine hardware-basierte Lösung für die Daten-Langzeitarchivierung, die immer wieder von Störungen betroffen war. Die wachsenden Anforderungen durch digitale Akten und der Anspruch reibungslose Arbeitsprozesse für alle Anwender zu gewährleisten, machten eine Modernisierung notwendig.

Ziel war es, eine flexible, zukunftssichere und wartungsarme Archivierungslösung zu finden, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Diese sollte software-basiert sein, problemlos mit den Anforderungen des Amts mitwachsen und keinen Vendor Lock-in verursachen. Darüber hinaus sollten die bestehenden IT-Systeme weiterverwendet werden können, um Investitionssicherheit zu gewährleisten.

Nach eingehender Prüfung verschiedener Lösungen entschied sich das IT-Team für die Archiv-Middleware iCAS von iTernity, da diese alle Anforderungen des Landratsamts erfüllte. Neben dem geringen Einrichtungs- und Administrationsaufwand war ausschlaggebend, dass iCAS in das Backup-Konzept des Amts integriert werden konnte. Der Wechsel zur neuen Lösung erfolgte reibungslos, einschließlich der Migration bestehender Daten aus der alten Hardwareplattform.

Hervorragende Ergebnisse und Vorteile

Seit der Implementierung im Jahr 2018 hat sich iCAS als zuverlässige und leistungsfähige Archivierungslösung bewährt. Die Middleware ermöglicht eine revisionssichere Speicherung von Dokumenten aus dem DMS-System. Dabei bleibt iCAS für die Anwender unsichtbar und arbeitet effizient im Hintergrund. Die Dokumente werden mit iCAS archiviert und sind vor Manipulation, Veränderung und Löschung geschützt. Besonders beeindruckt zeigt sich das IT-Team von der Flexibilität der Middleware und dem minimalen Administrationsaufwand.

Die Hauptvorteile der neuen Lösung im Überblick:

• Minimale Verwaltungsaufwände: iCAS reduziert den administrativen Aufwand der IT-Abteilung auf ein Minimum und schafft so Kapazitäten für strategische Projekte.
• Rechtskonformität und Datensicherheit: Die Middleware sorgt für eine manipulationssichere Speicherung und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen (KPMG-zertifiziert) wie z. B. die DSGVO und GoBD.
• Hohe Skalierbarkeit: iCAS lässt sich flexibel erweitern und kann so problemlos mit den wachsenden Datenmengen des Landratsamts Schritt halten.
• Nahtlose Integration: Die Lösung integriert sich optimal in die bestehende IT-Infrastruktur und das vorliegende Backup-Konzept.

Ausblick: Die nächsten Schritte

Nach der erfolgreichen Implementierung plant das Landratsamt Schweinfurt, weitere Bereiche in die digitale Langzeitarchivierung einzubinden. Dazu gehört die Archivierung der allgemeinen Schriftgutverwaltung. Das Amt sieht sich mit der iCAS-Lösung in Kombination mit dem DMS-System auch für eine noch datenintensivere Zukunft bestens gerüstet.

Laden Sie den kompletten Anwenderbericht hier herunter: Jetzt herunterladen.

Über die iCAS Middleware

iCAS ist eine flexible Middleware für Retention Management and WORM Datenarchivierung. Die Softwarelösung lässt sich optimal in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Während Sie sich um Ihr Kerngeschäft kümmern, schützt iCAS zuverlässig im Hintergrund die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten.