newsonline24

Der Sendungseingang ist der Anfang der Poststelle und damit wie das Herzstück. Wenn hier alles gut läuft, können alle Sendungen und Pakete schnell und sicher ankommen. Nachdem sie angekommen sind, werden sie bearbeitet und an die entsprechenden Stellen und Mitarbeiter weitergeleitet.

Man kann den Sendungseingang auf unterschiedliche Weise bearbeiten. Die Bearbeitung mit Stift und Papier ist die altbekannte Methode. Diese ist nicht effektiv und sehr fehleranfällig. Das Nächste, was möglich ist, ist die Bearbeitung mit Excel. Das ist der erste Schritt in Richtung Digitalisierung, aber es gibt keine Echtzeitdaten und es ist nicht erkennbar, wer wann ein Paket bearbeitet hat. Eine gleichzeitige Bearbeitung ist außerdem auch nicht möglich. Den größten Erfolg erzielen Sie, wenn Sie Ihren Sendungseingang mit Software bearbeiten. Mit COSYS erhalten Sie eine vollständige Lösung für die Bearbeitung Ihres Sendungseinganges.

Eingangspostbearbeitung mit Software

Die Bearbeitung des Sendungseinganges startet, wenn Pakete oder Sendungen in der Poststelle ankommen. Die Software von COSYS gliedert sich in zwei Teile: einmal eine Webanwendung und eine App, die auf einem MDE-Gerät, Smartphone oder auch Tablet laufen kann. Bei COSYS sind Sie hersteller- und geräteunabhängig. Die Paketmanagementsoftware ist modular aufgebaut und somit an Ihre Prozesse anpassbar. Beispielsweise gibt es das Modul Sammelannahme. Mit diesem können viele Pakete auf einmal erfasst werden. Die Sendungen werden im Modul Paketannahme KEP mit Informationen befüllt. Diese können zum Beispiel Absender, Empfänger oder Verpackungseinheit sein. Welche Informationen das sind und welche Pflicht sind, können Sie selbst entscheiden. Wenn Mitarbeiter Pakete bei Ihnen persönlich abholen, dann ist das Modul Selbstabholung interessant für Sie. Sonst gibt es noch das Modul Auslieferung, das nutzen Sie bei der Auslieferung der Pakete und Sendungen. Um dieses Modul und die anderen zu sehen, können Sie sich kostenlos und unverbindlich unsere App aus dem Google Play Store oder Apple App Store herunterladen und testen.

Vorteile Software

Die Software von COSYS bietet Ihnen viele verschiedene Vorteile für die Bearbeitung Ihres Sendungseinganges an. Ihr ganzer Prozess wird dabei digital abgebildet. Über die Webanwendung sehen Sie alle Daten in Echtzeit. Sobald ein Mitarbeiter Daten aktualisiert oder hinzufügt, werden diese bei einer Internetverbindung in die Webanwendung übertragen. Die Nachverfolgbarkeit ist gegeben, da man zu jedem Paket Fotos und Unterschriften erfassen kann. In der Webanwendung sehen Sie außerdem die ganze Historie zu allen Paketen und Sendungen. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle und Einsicht, wo sich Pakete befinden und wer sie zuletzt bearbeitet hat. Und Sie sehen, wie lange es dauert, bis ein Paket zugestellt wurde.  

Neuerungen

Es gibt verschiedene Neuerungen, die integriert werden können. Dazu zählen unter anderem Smart Locker. Mit diesen können Sie die Auslieferung von der physischen Anwesenheit der Mitarbeiter entkoppeln. Der Smart Locker wird beim Sendungseingang als Paketschrank genutzt. Pakete und Sendungen können jederzeit eingelagert und abgeholt werden. So erfolgt die Zustellung auch beim ersten Mal und es werden keine unnötigen Schleifen gedreht.

Roboter sind eine weitere Neuerung. Diese übernehmen den physischen Transport der Sendungen vom Sendungseingang bis zu den Abteilungen und Personen. Durch die eingesparte Zeit können sich die Mitarbeiter um andere Aufgaben kümmern. Außerdem wird so die Belastung für die Mitarbeiter gesenkt und Fehlerquoten werden minimiert.

Die nächste Neuerung ist unsere Prozessdatenanalyse oder kurz PDA. PDA sind Auswertungen und Analysen, die Verbesserungspotenziale in Ihren Prozessen aufzeigen. Sie erkennen saisonale Schwankungen mithilfe der historischen Daten. Dieses Wissen können Sie in zukünftige Planungen mit einbeziehen.

Sie haben Fragen oder möchten mehr erfahren? Dann melden Sie sich einfach bei uns: telefonisch unter +49(0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, im Live-Chat auf unserer Webseite oder über unser Kontaktformular.